Was ist mit einem Compliance-Verstoß gemeint und was nicht?
Ein Compliance-Verstoß ist die Missachtung interner oder externer Vorschriften im Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit in nicht unerheblichem Maß, also mit einem Haftungsrisiko, Finanz- oder Reputationsschaden für das DRK, die Mitarbeitenden oder die Menschen, denen wir helfen. Hierzu zählen insbesondere Verstöße mit einer möglichen strafrechtlichen Relevanz wie Korruption, Diebstahl oder sexuelle Gewalt.
Dagegen gehören allgemeine Beschwerden oder Unzufriedenheit nicht dazu. Im Zweifelsfall sollte der mögliche Verstoß gemeldet oder zunächst vertraulich die Einschätzung einer Führungskraft eingeholt werden.
Was kann ich tun, wenn ich einen Compliance-Verstoß vermute oder festgestellt habe?
Es ist wichtig, Verstöße vertraulich und schnell an die richtige Stelle zu melden, damit diese überprüft und die notwendigen Maßnahmen eingeleitet werden können. Häufig lassen sich so die Risiken reduzieren und mögliche Schäden noch abwenden. Dies gilt sowohl für tatsächliche Verstöße als auch für begründete Verdachtsmomente.
Warum ist es so wichtig, Annahmen auf Compliance-Verstöße bzw. konkrete Verstöße intern zu melden?
Mithilfe von Hinweisen können Missstände und Schwachstellen frühzeitig aufgedeckt und angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um z.B. Finanz- und Reputationsschäden zu verhindern. Dies stärkt unsere Integrität und somit auch das Vertrauen in das DRK von innen und außen. Intern geht es aber auch darum, aus Fehlern zu lernen und gemeinsam zu prüfen, wie diese in Zukunft vermieden werden können.
Wo kann ich Hinweise zu einem möglichen Verstoß oder Verdacht melden?
Es stehen verschiedene interne Meldestellen und Ansprechpersonen zur Verfügung:
- alle Führungskräfte des BRK-KV Kelheim (Team- und Bereichsleitungen sowie Geschäftsführung)
- die mit Compliance beauftragte Person (Compliance-Stelle)
Auch Externe können sich mit Hinweisen an die Meldestellen des Kreisverband Kelheim wenden. Falls im Einzelfall alle genannten Stellen ungeeignet erscheinen, kann ein Hinweis bei der zuständigen externen Meldestelle beim Bundesamt für Justiz gemeldet werden.
Kann ich Hinweise auch elektronisch und anonym einreichen?
Nein, das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt nicht vor, dass die Abgabe der Hinweise vollständig anonymisiert und elektronisch ermöglicht werden muss.
Wir nehmen den Schutz aller Hinweisgebenden i.S.d. §36 und 37 HinSchG sehr ernst und stellen durch interne Prozesse sicher, dass die Identität der Hinweisgebenden vertraulich behandelt wird und diese keine Repressalien zu fürchten haben.
Wie sieht der interne Prozess aus, nachdem ein Hinweis bei einer der internen Meldestellen eingegangen ist?
Nach dem Eingang des Hinweises wird innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung an die hinweisgebende Person verschickt.
Der Sachverhalt wird schnellstmöglich und ausführlich untersucht. Hierbei gilt stets das „Need-to-know-Prinzip“, d.h. es werden nur die Personen eingebunden, die zwingend zur Klärung des Sachverhalts notwendig sind. Diese sind ebenfalls zur Verschwiegenheit verpflichtet. Jeder Vorgang wird vertraulich durch die Compliance-Stelle dokumentiert. Es werden Entscheidungen zu erforderlichen und angemessenen Folgemaßnahmen und Sanktionen getroffen.
Die betroffenen Prozesse und Strukturen werden analysiert und nach Möglichkeit optimiert, um aus Fehlern zu lernen und Risiken zukünftig zu reduzieren. Hierzu zählt auch, für die bestehenden Risiken im BRK-Kreisverband Kelheim zu sensibilisieren. Die hinweisgebende Person wird nach spätestens drei Monaten über den Stand des Vorgangs informiert.
Wie werden meine persönlichen Daten bei der Meldung von Hinweisen geschützt?
Alle Informationen rund um den Hinweis, insbesondere die personenbezogenen Daten der Hinweisgebenden und der Betroffenen, werden streng vertraulich behandelt und nach angemessener Zeit gelöscht. Dies erfolgt unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, einschließlich der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Die Ombudsstelle steht in regelmäßigem Austausch mit der internen Compliance-Stelle, übermittelt den Namen der Hinweisgebenden aber nur mit deren Zustimmung. Der Kreis der in die Hinweisprüfung einbezogenen Personen wird stets so klein wie möglich gehalten.
Wie werde ich vor Benachteiligungen im Rahmen meiner Meldung geschützt?
Hinweisgebende, die nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis geben, werden vor Diskriminierung und Repressalien jeglicher Art (z.B. Abmahnung oder Kündigung) geschützt (Hinweisgeberschutz). Gemeldete Vorfälle werden mit größter Vertraulichkeit behandelt. Es wird sichergestellt, dass hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile aus der Meldung eines Vorfalls entstehen. Der Schutz besteht nicht bei Meldungen, die in schlechter Absicht getätigt werden oder eine absichtliche Rufschädigung bezwecken.
Sollte aus einem Hinweis dennoch eine Benachteiligung entstehen, stellt dies einen eigenständigen Compliance-Verstoß dar, der bei den genannten Ansprechpersonen gemeldet werden kann und sollte. Die für die Benachteiligung verantwortlichen Personen müssen dann selbst mit arbeits- und ggf. strafrechtlichen Konsequenzen rechnen.
In diesem Fall gilt die Beweislastumkehr, d.h. der Arbeitgeber müsste vor Gericht nachweisen, dass die Benachteiligung nicht im Zusammenhang mit dem abgegebenen Hinweis steht. Dies muss die hinweisgebende Person jedoch vorher geltend machen.
Welche Rechte habe ich, wenn ich von einem möglichen Compliance-Verstoß betroffen bin?
Zunächst gilt immer erstmal die Unschuldsvermutung. Betroffene haben grundsätzlich das Recht, von den Vorwürfen zu erfahren, um sich zum Vorfall zu äußern. Dies erfolgt ggf. verzögert, sofern dies mögliche Untersuchungen gefährden könnte. Es kann jederzeit auf Wunsch ein Mitglied des Personalrats eingebunden werden. Betroffene werden zudem während des laufenden Vorgangs vor Beeinträchtigungen oder Reputationsschäden durch strenge Vertraulichkeit geschützt.
Wie gehen Führungskräfte mit Hinweisen um, die ihnen gemeldet werden?
Grundsätzlich stehen alle Führungskräfte (Team- und Bereichsleitungen sowie Geschäftsführung) als Ansprechpersonen bzgl. möglicher Risiken und Verstöße im dienstlichen Rahmen zur Verfügung. Geht ein Hinweis bei einer Führungskraft ein, wird dieser vertraulich behandelt und zeitnah an die Compliance-Stelle übermittelt, um die Prüfung des Hinweises sowie die Einleitung der erforderlichen Maßnahmen gemeinsam abzustimmen.
